Пожалуйста, войдите, чтобы скачать резюме.
Experience level:
More than 5 years
Education level:
Higher
Languages:
Russian: Native
English: A2
Serbian: A1
Experienced in supervising high-performing administrative teams to ensure that all aspects of office administration are carried out effectively against demanding resource and time constraints.
Proven ability to build productive relationships with both clients and employees.
Focused on training and supporting team members in work practices in order to improve efficiency
Working within the administration team, comprising 10 members. Training staff in company systems and procedures. Reporting into CEO.
Key Responsibilities
• Supervising the delivery of business support for department managers and front-line staff
• Directing and enhancing daily administrative operations
• Processing and maintaining referrals, correspondence with clients.
• Using Microsoft Excel and internal company systems to reconcile deposits and monthly accounts
• Processing invoices and receipts and compiling comprehensive payment records
• Governing the distribution of mail and email correspondences
• Supervising training for new staff to ensure all aspects of the role are carried out effectively
Руководство подразделениями:
– Офис-менеджеры;
– Архив;
– Отдел технической документации;
– Курьер.
Обязанности:
– Организация процесса обмена обычной и конфиденциальной информацией между подразделениями и с внешними контрагентами;
– Организация и ведение документооборота;
– Организация отдела технической документации и контроль его работы;
– Нормоконтроль текстовых документов (стандарты, инструкции, внутренняя документация) и технической документов (конструкторская, эксплуатационная, технологическая);
– Написание стандартов и регламентов по работе подчиненных отделов;
– Разработка положений об отделах и должностных инструкций;
– Методическая помощь и разъяснение сотрудникам по всем вопросам, касающимся документооборота, по вопросам применения локальных нормативных актов и использования методик работы с документами, а также по разработке и внедрению технической документации;
– Организация ознакомления работников с локальными нормативными актами и методическими документами;
– Обеспечение взаимодействия подразделений при решении задач в области документооборота;
– Осуществление контроля ведения делопроизводства в соответствии с установленным в ней порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений;
– Осуществление контроля функционирования системы электронного документооборота и ее своевременной актуализации;
– Осуществление контроля соблюдения подчиненными работниками режима конфиденциальности при работе с информацией ограниченного распространения;
Работая там я сделала следующее:
– Разобрала существующий архив технической документации.
– Разработала систему хранения документации.
– Составила электронные реестры и картотеку документации.
– Отладила процессы приёма и отсылки документации в сторонние организации, в том числе и в военные ведомства.
После настройки работы отдела, мои обязанности состояли из:
– Приём, проверка правильности (нормоконтроль) и комплектности технической документации;
– Учет и хранение технологической, конструкторской и эксплуатационной документации.
– Проведение изменений.
– Рассылка учтенных копий абонентам и актуализация документов у держателей учтенных копий;
– Работа с конфиденциальной документацией и дсп.
Skills:
– Administrative operation
– Appointment scheduling
– Document control
– Specialised equipment (printer, scanner, copier, plotter, book maker) and programs (1С, PDM, Axapta, САПР, AutoCad, SolidWorks, Компас)
Умею организовывать делопроизводство практически любой документации: корреспонденция, приказы, договоры, конструкторская документация, служебные записки, стандарты, конфиденциальная документация.
Умею находить подход к разным людям по характеру и статусу.
Отлично умею разрабатывать инструкции, регламенты, стандарты.
А главное, всегда вежлива 🙂