– Юридическая фирма «Городисский и Партнеры»
– Бизнес-ассистент руководителя отдела
– Руководитель – начальник административного отдела фирмы.
• Работа со входящей и исходящей корреспонденцией;
• Приём и распределение звонков;
• Назначение встреч и сопровождение руководителя (протоколирование);
• Встреча гостей;
• Travel-поддержка руководителя и его семьи, сотрудников отдела;
• Подготовка материалов к мероприятиям фирмы: создание концепции, поиск информации, макетирование, написание текстов;
• Обеспечение жизнедеятельности компании;
• Работа с документацией руководителя и сотрудников отдела;
• Обработка отчетов сотрудников отдела о командировках;
• Ведение табеля учета рабочего времени, отпусков и больничных;
• Подготовка презентаций для руководства к общефирменным мероприятиям;
• Подготовка речей к выступлениям и интервью;
• Согласование и подготовка к съемкам;
• Разработка концепции и стратегии позиционирования и развития бренда в Интернет;
• Продвижение legal-tech продуктов фирмы
– С июня 2019 по август 2021
– Gotbit Hedge Fund
– Бизнес-ассистент основателя компании
– Работа с календарем руководителя: составление расписания, отслеживание и назначение встреч и звонков, напоминания о событиях в календаре.
– Взаимодействие с руководителями отделов: разрешение спорных ситуаций, делегирование и постановка задач от имени руководителя, совместная работа над задачами при необходимости, помощь в решении вопросов и задач руководителей отделов.
– Полная travel-поддержка: оформление виз, загранпаспортов, покупка билетов, создание маршрутов перелетов или наземных передвижений, бронирование отелей, трансферов, развлечений и т.д.
– Поиск и привлечение подрядчиков для выполнения разнообразных задач.
– Контроль выполнения делегированных задач.
– Помощь в оптимизации процессов взаимодействия высшего руководства с сотрудниками, обработки задач.
– Большое количество разнообразных непрогнозируемых задач и просьб, связанных как с личной жизнью, так и бизнес-процессами.
– С сентября 2023 по настоящее время
– «РУСУГОЛЬХОЛДИНГ»
– Бизнес-ассистент генерального директора
– Руководитель — ТОП-менеджер и президент компании, входящей в крупнейший многопрофильный холдинг России.
– Планирование дня руководителя (ведение и координирование календаря встреч, мероприятий и личного времени): встречи с гос.деятелями, депутатами. министрами, руководителями крупнейших российских компаний, дипломатами дружественных стран, послами, представителями компаний-партнеров.
– Travel-поддержка (авиабилеты, гостиницы, трансфер, визы, паспорта,…): бронирование билетов и отелей при поддержки сервиса-партнера, подача документов для оформления виз с помощью сотрудников посольства по ускоренной программе.
– Организация встреч, совещаний, собеседований (онлайн и оффлайн): в зависимости от места проведения встреч – бронирование помещений, найм охраны, автомобилей, подготовка презентаций и отчетов, протоколирование (подготовка финального протокола с помощниками других сторон), связь с помощниками относительно предмета встречи.
– Контроль за исполнением бизнес-задач: курирование процесса строительства нового офиса, связь с подрядчиками; организация приезда и встречи иностранных делегаций; курирование процесса покупки корпоративных автомобилей и дальнейшего процесса оформления документов; контроль за выполнением задач, поставленных смежным департаментам.
– Ведение деловой переписки с партнерами, организациями, органами: большинство партнеров – госслужащие (в т.ч. иностранные) или же крупные коммерсанты и предприниматели (ТОП-менеджеры, первые лица компаний).
– Поиск информации, сбор и сотавление отчетов по ней (как деловой, так и личной): составить отчет о состоянии рынка угля и металла; узнать о ликвидности рынка определенных товаров общего пользования; найти заводы и предприятия в других городах и странах для покупки; работа с конфиденциальной информацией (большую часть времени).
– Ведение электронного документооборота (хотя в основном, весь документооборот был на бумаге по определенным причинам);
– Информационная поддержка руководителя компании, а также президента холдинга и акционеров по любым вопросам;
– Сопровождение руководителя на бизнес-встречах, переговорах и в бизнес-поездках;
– Создание бизнес-презентаций;
– Курирование команд, контроль за исполнительской дисциплиной отделов и департаментов;
– С февраля 2023 по август 2023
– «Деловой Фарватер»
– Персональный ассистент президента
– Руководитель – первое лицо компании, резидент США (проживает в штате Мэриленд), научный деятель, исследователь, преподаватель социальных наук в университете.
Задачи делились на личные (20%) и бизнес (80%).
Личные задачи:
– поддержка семьи руководителя по любым вопросам (от поиска домашнего персонала до оформления паспортов, виз, документов);
– поиск недвижимости и автомобилей для покупки, связь с риелторами и продавцами в США;
– поиск мест для отпуска всей семьей, бронирование отелей, трансферов, собирание актуальной информации по ценам;
– покупка абонементов в фитнесы, клубы по интересам, лагеря, …;
– заполнение налоговых документов, подача деклараций (благодаря глубокому изучению налогового законодательства и упорству смогла уберечь руководителя от штрафа в 500 000$).
Всё общение происходило на английском с федеральными и локальными ведомствами.
Бизнес задачи:
– общение с университетом относительно расписания руководителя;
– поиск респондентов для исследований;
– составление описаний исследований, анализ и публикация результатов;
– поиск партнеров для исследований среди топовых компаний США (Google, Microsoft, Apple, …), ВУЗов и ученых;
– проверка заданий студентов руководителя;
– написание курсов для университета по направлению исследований руководителя;
– поиск тематических конференций и семинаров для участия руководителя и представления исследований, регистрация на них и подготовка материалов для выступлений;
– подача материалов исследований для публикации в научные журналы;
– финансовая отчетность о доходах и расходах в связи с научной и образовательной деятельностью (предполагалось глубокое изучение налогового законодательства США и конкретных штатов).
– С мая 2022 по январь 2023
– BCLP (Brian Cave Leighton Paisner)
– Бизнес-ассистент руководителя отдела
– Руководитель – начальник маркетингового отдела, входила в состав совета директоров московского филиала компании.
• поиск подрядчиков и поставщиков для выполнения бизнес-задач компании и курирование их работы;
• поиск и внедрение автоматизированных технологий для оптимизации внутренних бизнес-процессов (CRM-систем, систем ЭДО и т.п.);
• поиск партнеров и спонсоров для популяризации услуг/товаров компании, работа с ними;
• сопровождение руководителя на бизнес-встречах, переговорах и в бизнес-поездках;
• поиск и работа с информацией, создание бизнес-презентаций;
• курирование команд, контроль за исполнительской дисциплиной отделов и департаментов;
• создание контента для сайтов, ведение соцсетей;
• управление проектами компании
• организация внешних и внутренних мероприятий компании
• организация обучения и повышения квалификации сотрудников
– С сентября 2021 по апрель 2022
